This document contains basic information on the processing of your personal data. It was prepared in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/ES (General Data Protection Regulation).

1. Administrator of personal information

An administrator is a person who either by him/herself or with others defines the purposes and decides on the way the personal information will be processed.

The administrator of your information is the company of Fiala & Šebek - Visual Communications a.s. – IČ 27818357, with its registered office at Klecany, Na Hradišti 392, post code: 250 67, registered at the Commercial Register kept at the Municipal Court in Prague under file number B 14026.

The administrator may be contacted via:

tel.: +420 284 689 444, e-mail: info@fiala-sebek.cz

Data Protection Contact:

For any questions regarding the processing of personal data or the exercise of your rights, you may also contact the Company's Data Protection Coordinator:

Martin Vlk
E-mail: martin.vlk@fiala-sebek.cz

2. Business Partners

2.1 Purpose for which personal information is required and legitimicy of its processing

Your personal information is processed for the purpose of:

1. ensuring the entering into and subsequent performance of a contractual obligation between the administrator and you (art. 6, par. 1, letter b) GDPR). Furthermore, other legal obligations emerge from this relation; therefore, the administrator has to process personal information also for this purpose (art. 6, par 1, letter c) GDPR);

2. the protection of our legitimate interests (art. 6, par. 1, letter f) GDPR), which is the proper and timely fulfilment of the contractual obligation between the two of us, the fulfilment of legal obligations , which arise from the contractual relation for the administrator, the protection of our reputation or the protection of property.

3. marketing communication relating to enquiries, project briefs, newsletters, events and similar business activities. Depending on the nature of the relationship, such processing is based on the Company's legitimate interest, pre-contractual negotiations or the consent of the data subject (Art. 6 para. 1 letters a), b) and f) GDPR.

Providing the administrator with personal information is generally a legal and contractual obligation.

Legitimacy of processing is established by Art. 6, para.1 of the GDPR, which says that processing is legal if it is crucial for contract performance, for performance of the legal obligation of an administrator or for the protection of administrator’s legitimate interests, or the processing is done with the consent which you have granted us.

Legitimacy of processing is further established, for example, by Act no. 63/1991 Coll., on Accountancy, under which invoicing details are processed and stored, Act no. 89/2012 Coll., the Civil Code, under which an administrator protects his/hers legitimate interests or by Act no. 235/2004 Coll., on the Value Added Tax.

2.2 Private information and its processing

We process this private information:

1. general identification details – name and surname, or company’s  name and address, its Identification Number or Tax Identification Number for a freelancer,

2. contact details – telephone number and email address,

3. information on services we provide you with,

4. information on mutual communication – information from emails or written communication,

5. invoice and transaction details – in particular information from invoices, agreed invoicing conditions and received payments,

6. video records (detailed information about their processing to be found at the company’s website: www.fiala-sebek.cz/kamery)

2.2.1    Source for Personal Information

We have obtained your personal information directly from you, mainly from your business cards, orders, mutual communication or contracts that you have entered into with us.

The source for video records are the systems that we operate for this particular purpose. You are always notified about their operation.

Additional personal information may also come from public sources, registers and records, e.g. Commerce and Trade Register.

Personal data may also be obtained through contact forms, project enquiries, event registrations, newsletter subscriptions and other direct interactions with the Company.

2.2.2    Term of processing

The information we are required to archive for the period required by the given legislation we store for the term given by the law. (This is mainly relevant for accounting records.)

Your identification and contact details and communication records will have been discarded in a 5 years’ time since the last mutual contact.

Marketing contacts, project enquiries, briefs and related business communications are generally retained for five (5) years from the last contact or from the termination of business negotiations.

The video records are stored following the conditions stated at www.fiala-sebek.cz/kamery.

After the given term has elapsed, personal details will be securely and irreversibly destroyed to avoid their misuse.

2.2.3    Data Transfer

Within the legal framework, we are required to provide state administration bodies (e.g. tax office, social insurance office, etc.) with personal information.

In the scope of our business activities, we work with different suppliers who may process your personal information.

We demand that all other administrators will process your personal information securely and fully in accordance with the GDPR.

We will not transfer the personal information to countries outside the European Union or the European Economic Area or to any international organisations.

Where approved artificial intelligence tools are used to support business processes, the Company applies appropriate technical and organisational measures to ensure compliance with GDPR requirements. The Company does not knowingly provide personal data or confidential client information to public AI systems for model training purposes.

2.2.4 Cookies and Online Tracking

The Company's websites use cookies and similar technologies to ensure website functionality, analyse website usage, improve user experience and measure website performance.Essential cookies necessary for the operation of the website are processed without consent.

Analytical and marketing technologies, including Google Analytics and embedded YouTube content, are activated only after the user has granted the relevant consent through the cookie management platform.

Users may choose to accept or reject non-essential cookies. Consent preferences are stored for a period of six (6) months, after which the website may request consent again.

Further information regarding cookies is available in the Company's Cookie Policy.

2.2.5 Marketing Communications

Where individuals subscribe to newsletters, event invitations or other marketing communications, personal data are processed based on consent or another applicable legal basis under GDPR.

Consent may be withdrawn at any time by using the unsubscribe link included in the communication or by contacting the Company directly.

Withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.

Marketing communications may also be sent to existing clients where permitted by applicable law and based on the Company's legitimate interest.

3. Job applicants

3.1 Purpose for which we require personal information and legitimacy of its processing

Your personal information is processed for the purpose of: keeping records of job applicants based on their interest;

Providing an administrator with personal information is a legal and contractual requirement.

Legitimacy of this processing is satisfied by Art. 6, para.1, of the GDPR, which states that processing is legal if it is with the consent you have granted us.

3.2 Personal information and its processing

We process this personal information of yours:

1. basic identification details – name and surname, date of birth, birth number, permanent residency address,

2. contact details – telephone number and email address (both company and private), contact address in case when you do not live at the permanent residency address,

3. details regarding job requirements (data regarding education, certificates and further education, your previous job experience, etc.),

4. medical records with regard to the job position you are interested in (or medical restrictions).

3.2.1 Source for Personal Information

Personal information has been gained directly from you, from submitted documents and mutual communication.

3.2.2 Term of processing

The given information is processed for the term of the tender or for the period of the Consent’s validity, though for 12 months at most.

3.2.3 Information Transfer

Your personal information will not be handed over to a third party.

We will not transfer the personal information to countries outside the European Union or the European Economic Area or to any international organisations.

4. Employees

4.1 Purpose for which we require personal information and legitimacy of its processing

Your personal information is processed for the purpose of:

1. ensuring the entering into and subsequent performance of a contractual obligation – work contract between the administrator and you (Art. 6 para. 1, letter b) of the GDPR). Other legal obligations arise from such a relationship, hence the administrator is obliged to process personal information also for these purposes (Art. 6 Par 1, Letter c) GDPR);

2. protection of employer’s rightful interests (Art. 6 para. 1, letter f) of the GDPR), which ensure the performance of contractual relationships with clients, proper performance of all legal obligations, protection of our business and protection of our property;

3. Company’s promotion – employer’s promotion – for this purpose of processing we need your unambiguous agreement (Art. 6 para. 1, letter a) of the GDPR).

Providing your employer with your personal information is a generally legal and contractual obligation as the employer in terms with the employees’ personal information is in the position.

Legitimacy of processing is ensured by Art 6, para. 1, of the GDPR, which states that processing is legal if it is crucial for the performance of contracts, the administrator’s legal obligation or protecting the administrator’s rightful interests, or processing is with the consent you have granted us.

Legitimacy of processing further arises from Act no. 262/2006 Coll., the Labour Code as amended, which addresses labour relationships, Act no. 435/2004 Coll., Employment Law as amended, which sets further duties for an employer when employing persons including foreigners, Act no. 582/1991 Coll. on Organisation and Implementation of Social Insurance as amended, Act no. 187/2006 Coll., on Health Insurance as amended, Act no. 89/2012 Coll., the Civil Code as amended, which states that an administrator protects his/her rightful interests.

4.2 Personal information and its processing

We process this personal information of yours:

1. basic identification details – name and surname, date of birth, birth number, permanent residency address,

2. contact details – telephone number and e-mail address (both company and private), contact address in case when you do not live at the permanent residency address,

3. details regarding job requirements (data regarding education, certificates and further education, your previous job experience, etc.),

4. data regarding your health condition in terms with the job position you are interested in (or medical restrictions),

5. information regarding your criminal record,

6. information crucial for employment paperwork (work contract, salary assessment, contracts covering jobs outside the regular employment, etc.)

7. further information crucial for fulfilling other reporting obligations given by the law (your health insurance company, nationality),

8. information regarding your salary assessment (your attendance, details regarding your partner and children and further information and documents to make you eligible for a tax refund, information regarding pensions and other aspects which have to be taken into account for your salary calculation),

9. information regarding incapacity to work or work injury,

10. information crucial for reporting damage in case of an insurance claim (car accident, etc.),

11. different mandatory reports (preventive check-ups, protective equipment, safety training, drivers‘ training, etc.),

12. video records (detailed information regarding their processing to be found at www.fiala-sebek.cz/kamery),

13. communication records – written, e-mails or voice records both in terms with your employment and the content of your job, i.e., negotiations with clients if it is found necessary,

14. your log-in details to various systems, set-up of your user accounts, etc.,

15. copies of your documents when it is required by law,

16. your photograph (to be placed on our website if it is required in terms with your job position or for the company’s promotion, though always with your consent).

4.2.1 Source of Personal Information

Your personal information has been gained directly from you, mainly from applications filled in by you, documents submitted by you, mutual communication or from finalised labour contracts. Further information has been gained in terms with the fulfilment of the legal obligations arising from your employment and in terms with the performance of your work obligations.

4.2.2 Term of Processing

The information we are expected to archive on the basis given by the law is stored for the period stated in individual generally binding legal regulations (mainly with regards to the employment paperwork and payroll).

Personal information, data and documents with regard to pension scheme registry record-keeping along with the other data for it are stored for a period of 30 years.

Other personal details (e.g. certificates and documents confirming further training, medical certificates regarding your preventive check-ups, etc.) are stored for a period of 3 years from the termination of your employment.

Personal information, data and documents required only for the performance of your job are kept for the duration of your employment + 1 year.

4.2.3 Information Transfer

Within the legal framework, we are obliged to provide state administrative bodies (e.g. tax office, social insurance office, etc.) with personal information.

Likewise, within the framework of the fulfilment of finalised contracts you have concluded with us, your contact details may be handed over to our clients.

When processing employment paperwork, we use various systems mainly installed on our devices. In case a system is operated by a supplier, relevant contracts regarding the protection of personal information are entered into. Furthermore, we oversee that these suppliers also deal with your personal information with due care and in accordance with the GDPR.

We demand that all other administrators will process your personal information securely and fully in accordance with the GDPR.

We will not transfer the personal information to countries outside the European Union or the European Economic Area or to any international organisations.

5. Respondents of the internal research panel

The company may operate an internal consumer research panel F&S Rapid Test. The panel serves to quickly verify consumer opinions on brands, packaging, names, creative designs, symbols, product categories and similar topics related to the company's activities.

We process the personal data of respondents based on their voluntary consent. We process in particular e-mail, or possibly telephone number, first name or nickname, age range, general occupation category, information on regularly purchased product categories and answers in individual questionnaires.

We evaluate the answers in bulk and provide the results only in aggregate form. We do not provide identifiable data of respondents or raw data from questionnaires to clients.

We may use approved tools for collection and analysis, in particular Google Forms, spreadsheet tools and approved AI tools. When using AI, we apply the rules of anonymization or pseudonymization and do not use personal data to train public models.

We store contact and profile data for the duration of your membership in the panel, up to 24 months from your last activity. We store raw or pseudonymized data from questionnaires for up to 24 months. We may keep a record of your consent or its withdrawal for 3 years. We may store aggregated anonymous results for longer.

Consent can be withdrawn at any time via the contact information provided in the invitation or at info@fiala-sebek.cz. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal.

6. Your Rights

Related to the processing of your personal information, you are guaranteed your rights as defined in this article. You may exercise your rights with the administrator at the above-mentioned contact details  - either in person at the office in Bořanovická 41, 182 00 Prague 8, or in writing also at this address. (In this case we kindly ask you to have your identity verified to ensure that your personal information is not handed over to a third party.)

Before responding to certain requests concerning personal data, the Company may require reasonable proof of identity in order to prevent unauthorised disclosure of personal information.

Where technically feasible, requested information may be provided electronically in a commonly used and machine-readable format.

All statements regarding the exercising your rights will be provided by the administrator free of charge. However, should your request be clearly unreasonable or disproportional, especially if repeated, the administrator is entitled to charge you a reasonable fee to cover the administrative costs arising from providing you with the information. In case of repeated claims for issuing copies of processed personal information, the administrator reserves the right to charge a reasonable fee to cover the administrative costs arising from these claims.

The statement and possible information regarding the measures taken will be issued without undue delay, within one month at the latest. The administrator is entitled to extend the term by up to two month if need be or with regards to the complexity and the number of requests, in which case you will be informed about the extent including the reason for the delay by the processor.

6.1 The right for information regarding processing your personal information

You are entitled to demand the information from the administrator whether your personal information is being processed or not. Provided your personal information is being processed, you may require from the administrator the information mainly regarding his/her identity, contact details, his/her deputy or delegated person for personal information protection, reasons for processing personal information, categories of given personal information, recipients or categories of recipients of personal information, authorised administrators, lists of your rights, the possibility to approach the Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk.) Sochora 27, 170 00 Prague 7, sources of processed personal information and also about the automated decision making and profiling.

In case the administrator intends to process your personal information for a different purpose from which it has been gained, he/she will provide you with the information about this different purpose and other relevant information prior to this announced processing.

This document already contains the information you will be provided concerning the exercising of your rights. However, it should not prevent you from requesting the information again.

6.2 The right of access to personal information

You are entitled to request from the administrator the information whether your personal information is being processed or not. Provided it is being processed, you are guaranteed access to the information regarding the purposes of processing, categories of given personal information, recipients or categories of recipients, storage period, information regarding your rights (the right to demand correction or deletion, limited processing, to raise objection against the processing), the right to lodge a complaint with the Office of Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů), information regarding the source of personal information, whether automated decision-making and profiling take place, the procedure used as well as the meaning and supposed consequences of such a procedure for you as well as information and undertakings provided the personal information is handed over to a third country or an international organisation. You have the right to be provided with copies of processed personal information. However, the rights and freedom of other persons may not be adversely affected by your right to obtain a copy.

Information may be provided electronically in commonly used formats such as PDF, CSV or other appropriate machine-readable formats. 

6.3 The right to correction

Generally speaking, in certain situations you have the right to the correction of your personal information. Regarding the video records, however, this right is not applicable.

6.4 The right to erasure (The right to be forgotten)

In some particular cases, you may demand the administrator to erase your personal information, for example, processed information that is no longer needed for the abovementioned purposes.

The administrator erases personal information automatically when the necessity has expired. However, you may approach him/her with your claim at any time. Your requirement then is subject to judgement. (Despite your right to erase, the administrator may still have a duty or legitimate interests to retain your personal information.) You will be informed in detail about how it was handled.

6.5 The right to restriction of processing

The administrator processes your personal information only to the necessary extent. However, if you feel that the administrator, has, for example, exceeded the abovementioned specified purposes for which your personal information is being processed, you are entitled to claim your personal information only to be processed for the utmost necessary legal purposes or to be blocked. Your claim will be individually assessed. You will be subsequently informed about how it was handled in detail.

6.6 The right to portability

If you wish the administrator to provide another administrator or a company with your personal information, the administrator will transfer your personal information in a corresponding format to your designated entity provided no legal or other significant obstacles will prevent him/her from doing so.

Regarding the video records, however, this right is not applicable.

6.7 The right to raise an objection, and automated individual decision-making

If you have learned or you only suspect that the administrator processes the personal information in breach of the protection of your private and personal life or legislation (provided that the personal information is processed by the administrator on the basis of public or legitimate interests or it is processed for the purposes of direct marketing including profiling, or for the purposes of statistics, scientific or historical significance), you are entitled to approach the administrator and demand the explanation or to rectify the defective state.

The objection may also be raised even directly against the automated decision-making and profiling. (In case of video records, the automated decision-making and profiling do not occur, so this right is not applicable.)

6.8 The right to lodge a complaint at Úřad pro ochranu osobních údajů

You may approach the supervisory body of the Office of Personal Data Protection (Úřad na ochranu osobních údajů), with its registered office at Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, website https://www.uoou.cz/ with your proceedings or a complaint regarding processing the personal information.

6.9 Use of Artificial Intelligence (AI)

The Company may use approved artificial intelligence tools to support administrative, analytical, creative and business activities.

When AI tools are used:

• personal data must be anonymised or pseudonymised unless processed within an approved secure environment;
• confidential client information must not be entered into publicly available AI systems;
• only Company-approved AI tools may be used for processing protected information;
• personal data and client information must not be used to train public AI models.

All AI-assisted processing is subject to appropriate technical, organisational and contractual safeguards.

6.10 Personal Data Breaches

The Company maintains procedures for identifying, assessing and responding to personal data breaches.

Where required by applicable law, personal data breaches will be reported to the competent supervisory authority and, where appropriate, to affected individuals without undue delay.

The Company follows internal incident response procedures designed to minimise risks to data subjects and ensure compliance with GDPR obligations.

7. Validity

This Privacy Notice is effective as of 1 January 2026 and may be updated from time to time to reflect changes in legislation, regulatory requirements, technologies and the Company's data processing practices.

Tento dokument obsahuje základní informace o zpracování vašich osobních údajů. Byl vypracován v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

1. Správce osobních údajů

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Správcem vašich osobních údajů je společnost Fiala & Šebek - Visual Communications a.s., IČO 27818357, se sídlem Na Hradišti 392, 250 67 Klecany, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 14026.

Správce je možné kontaktovat na:

tel.: +420 284 689 444
e-mail: info@fiala-sebek.cz

Kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů:

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se zpracování osobních údajů nebo uplatnění vašich práv se můžete obrátit také na koordinátora ochrany osobních údajů společnosti:

Martin Vlk
e-mail: martin.vlk@fiala-sebek.cz

2. Obchodní partneři

2.1 Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:

1. uzavření a následného plnění smluvního vztahu mezi vámi a správcem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Ze smluvního vztahu zároveň vyplývají další zákonné povinnosti, a proto správce zpracovává osobní údaje také za účelem jejich plnění (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
2. ochrany oprávněných zájmů správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), zejména řádného a včasného plnění smluvních závazků, plnění zákonných povinností, ochrany dobrého jména společnosti a ochrany jejího majetku;
3. marketingové komunikace související s poptávkami, briefy, newslettery, odbornými akcemi a dalšími obdobnými obchodními aktivitami. V závislosti na povaze vztahu je zpracování založeno na oprávněném zájmu společnosti, jednání o uzavření smlouvy nebo na souhlasu subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a), b) a f) GDPR.

Poskytnutí osobních údajů správci je zpravidla zákonným nebo smluvním požadavkem.

Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, pokud je nezbytné pro plnění smlouvy, splnění právní povinnosti správce, ochranu oprávněných zájmů správce nebo pokud je založeno na souhlasu subjektu údajů.

Právní základ zpracování dále vyplývá například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou uchovávány účetní a fakturační doklady, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, a ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

2.2 Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme zejména následující osobní údaje:

1. identifikační údaje – jméno a příjmení, případně obchodní firma, sídlo, IČO nebo DIČ podnikající fyzické osoby,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa,
3. údaje o poskytovaných službách,
4. údaje o vzájemné komunikaci – zejména informace obsažené v e-mailové nebo písemné komunikaci,
5. fakturační a platební údaje – zejména údaje z faktur, sjednané platební podmínky a informace o provedených úhradách,
6. kamerové záznamy (podrobné informace o jejich zpracování jsou uvedeny na stránce www.fiala-sebek.cz/kamery).

2.2.1    Zdroje osobních údajů

Vaše osobní údaje získáváme přímo od vás, zejména prostřednictvím:

• vizitek,
• objednávek,
• smluv,
• vzájemné komunikace,
• poptávek a briefů.

Zdrojem kamerových záznamů jsou kamerové systémy provozované správcem. O jejich provozu jste vždy informováni.

Další osobní údaje mohou pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, registrů a evidenc, například z obchodního nebo živnostenského rejstříku.

Osobní údaje mohou být získávány rovněž prostřednictvím kontaktních formulářů, projektových poptávek, registrací na odborné akce, přihlášení k odběru newsletteru nebo jiných přímých interakcí se společností.

2.2.2    Doba zpracování

Údaje, které jsme povinni archivovat na základě právních předpisů, uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Jedná se zejména o účetní a daňové doklady.

Identifikační a kontaktní údaje a záznamy o komunikaci jsou uchovávány po dobu 5 let od posledního vzájemného kontaktu.

Marketingové kontakty, projektové poptávky, briefy a související obchodní komunikace jsou zpravidla uchovávány po dobu 5 let od posledního kontaktu nebo od ukončení obchodního jednání.

Kamerové záznamy jsou uchovávány za podmínek uvedených na stránce:

www.fiala-sebek.cz/kamery

Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje bezpečně a nevratně vymazány nebo anonymizovány tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

2.2.3    Předávání osobních údajů

V případech stanovených právními předpisy jsme povinni předávat osobní údaje orgánům veřejné správy, například finanční správě, správě sociálního zabezpečení nebo jiným oprávněným institucím.

V rámci poskytování našich služeb spolupracujeme s řadou dodavatelů a zpracovatelů, kteří mohou zpracovávat osobní údaje naším jménem.

Od všech zpracovatelů vyžadujeme, aby osobní údaje zpracovávali bezpečně a v plném souladu s GDPR.

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím, pokud nejsou splněny podmínky stanovené GDPR.

Pokud jsou ke podpoře obchodních nebo interních procesů využívány schválené nástroje umělé inteligence, společnost uplatňuje odpovídající technická a organizační opatření k zajištění souladu s požadavky GDPR.

Společnost vědomě neposkytuje osobní údaje ani důvěrné informace klientů veřejně dostupným systémům umělé inteligence za účelem trénování nebo dalšího vývoje jejich modelů.

2.2.4 Cookies a online sledování

Webové stránky společnosti využívají soubory cookies a obdobné technologie za účelem zajištění správné funkčnosti webových stránek, analýzy jejich návštěvnosti, zlepšování uživatelského komfortu a měření výkonu webu.

Nezbytné cookies, které jsou nutné pro provoz webových stránek, jsou zpracovávány bez nutnosti udělení souhlasu.

Analytické a marketingové technologie, včetně služby Google Analytics nebo vloženého obsahu YouTube, jsou aktivovány až po udělení příslušného souhlasu prostřednictvím nástroje pro správu cookies.

Uživatelé mají možnost nepovinné cookies přijmout nebo odmítnout. Nastavení souhlasu je uchováváno po dobu šesti (6) měsíců, po jejímž uplynutí může být uživatel znovu vyzván k jeho udělení.

Další informace o používání cookies jsou uvedeny v samostatných Zásadách používání cookies společnosti.

2.2.5 Marketingová komunikace

Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, pozvánek na odborné akce nebo jiných marketingových sdělení, budou vaše osobní údaje zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo jiného právního titulu podle GDPR.

Souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím odhlašovacího odkazu uvedeného v zaslané komunikaci nebo kontaktováním společnosti.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Marketingová sdělení mohou být za podmínek stanovených právními předpisy zasílána také stávajícím klientům na základě oprávněného zájmu společnosti.

3. Uchazeči o zaměstnání

3.1 Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem evidence uchazečů o zaměstnání a realizace výběrového řízení na pracovní pozice ve společnosti.

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, avšak bez jejich poskytnutí není možné uchazeče do výběrového řízení zařadit.

Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 GDPR, zejména souhlas subjektu údajů.

3.2 Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme zejména tyto osobní údaje:

1. základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, případně kontaktní adresa,
3. údaje související s pracovním zařazením – vzdělání, kvalifikace, certifikace, absolvovaná školení, pracovní zkušenosti a další informace uvedené v životopise nebo motivačním dopise,
4. údaje o zdravotním stavu, pokud jsou nezbytné vzhledem k charakteru obsazované pracovní pozice.

3.2.1 Zdroj osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od uchazečů, zejména z předložených dokumentů, životopisů, motivačních dopisů a z komunikace vedené v rámci výběrového řízení.

3.2.2 Doba zpracování

Osobní údaje uchazečů jsou zpracovávány po dobu trvání výběrového řízení nebo po dobu platnosti uděleného souhlasu, nejdéle však po dobu 12 měsíců.

3.2.3 Předávání osobních údajů

Osobní údaje uchazečů nejsou předávány třetím stranám.

Osobní údaje nejsou předávány mimo Evropskou unii, Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím.

4. Zaměstnanci

4.1 Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem:

1. uzavření a následného plnění pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z pracovněprávního vztahu zároveň vyplývají další zákonné povinnosti, a proto je zaměstnavatel povinen zpracovávat osobní údaje také za účelem jejich plnění (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
2. ochrany oprávněných zájmů zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), zejména za účelem plnění smluvních závazků vůči klientům, řádného plnění zákonných povinností, ochrany podnikání společnosti a ochrany jejího majetku;
3. propagace společnosti a prezentace zaměstnavatele, přičemž pro tento účel zpracování je vyžadován váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

Poskytnutí osobních údajů zaměstnavateli je zpravidla zákonnou nebo smluvní povinností zaměstnance.

Právní základ zpracování vyplývá z čl. 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, pokud je nezbytné pro plnění smlouvy, splnění právní povinnosti správce, ochranu jeho oprávněných zájmů nebo je založeno na souhlasu subjektu údajů.

Právní základ zpracování dále vyplývá zejména ze:

• zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce,
• zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti,
• zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení,
• zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění,
• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

a dalších souvisejících právních předpisů.

4.2 Osobní údaje zaměstnanců a jejich zpracování

Zpracováváme zejména následující osobní údaje:

1. základní identifikační údaje – jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa (služební i soukromá), případně kontaktní adresa, pokud se liší od adresy trvalého pobytu,
3. údaje související s výkonem práce – informace o vzdělání, kvalifikaci, absolvovaných školeních, certifikacích, pracovních zkušenostech a odborné způsobilosti,
4. údaje o zdravotním stavu, pokud jsou nezbytné vzhledem k vykonávané pracovní pozici nebo zákonným požadavkům,
5. údaje o trestní bezúhonnosti, pokud je jejich zpracování vyžadováno právními předpisy nebo charakterem pracovní pozice,
6. údaje nezbytné pro vedení pracovněprávní dokumentace, zejména pracovní smlouvy, dohody, mzdové výměry a další pracovněprávní dokumenty,
7. údaje nezbytné pro plnění zákonných oznamovacích povinností, například údaje o zdravotní pojišťovně, státní příslušnosti nebo dalších skutečnostech vyžadovaných právními předpisy,
8. údaje související se zpracováním mezd, zejména evidence docházky, údaje o manželovi/manželce, dětech a dalších skutečnostech potřebných pro uplatnění daňových slev a zvýhodnění, informace o důchodovém spoření a další údaje nezbytné pro výpočet mzdy,
9. údaje o pracovní neschopnosti, pracovních úrazech a souvisejících skutečnostech,
10. údaje nezbytné pro řešení škodních událostí, například při pojistných událostech nebo dopravních nehodách,
11. údaje související s povinnými evidencemi a školeními, například pracovnělékařské prohlídky, bezpečnost práce, ochranné pracovní prostředky, školení řidičů a další zákonné povinnosti,
12. kamerové záznamy (podrobné informace o jejich zpracování jsou uvedeny na adrese www.fiala-sebek.cz/kamery),
13. záznamy komunikace, zejména e-mailová, písemná nebo hlasová komunikace související s výkonem práce nebo komunikací s klienty, pokud je její evidence nezbytná,
14. přístupové a uživatelské údaje do interních systémů, nastavení uživatelských účtů a oprávnění,
15. kopie dokladů, pokud je jejich uchování vyžadováno právními předpisy,
16. fotografie zaměstnance, pokud je jejich použití nezbytné vzhledem k pracovní pozici nebo pro marketingovou prezentaci společnosti, vždy však na základě souhlasu zaměstnance.

4.2.1 Zdroj osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od zaměstnanců, zejména prostřednictvím:

• vyplněných formulářů,
• předložených dokumentů,
• vzájemné komunikace,
• uzavřených pracovních smluv a dalších pracovněprávních dokumentů.

Další údaje vznikají v průběhu pracovního poměru v souvislosti s plněním pracovních povinností a zákonných povinností zaměstnavatele.

4.2.2 Doba zpracování

Údaje, které jsme povinni uchovávat na základě právních předpisů, archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zejména v oblasti pracovněprávní, mzdové a personální agendy.

Osobní údaje, dokumenty a evidence související s důchodovým pojištěním jsou uchovávány po dobu 30 let.

Ostatní osobní údaje, například doklady o vzdělání, absolvovaných školeních nebo pracovnělékařských prohlídkách, jsou uchovávány po dobu 3 let od ukončení pracovního poměru.

Osobní údaje a dokumenty využívané výhradně pro výkon práce jsou uchovávány po dobu trvání pracovního poměru a následně po dobu 1 roku po jeho ukončení.

4.2.3 Předávání osobních údajů

V případech stanovených právními předpisy jsme povinni předávat osobní údaje orgánům veřejné správy, například finanční správě, správě sociálního zabezpečení nebo zdravotním pojišťovnám.

V souvislosti s plněním smluvních závazků mohou být kontaktní údaje zaměstnanců předávány klientům společnosti.

Při zpracování personální a mzdové agendy využíváme různé informační systémy. Pokud jsou tyto systémy provozovány externími dodavateli, máme s nimi uzavřeny příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů a dbáme na to, aby byly osobní údaje zpracovávány bezpečně a v souladu s GDPR.

Od všech zpracovatelů vyžadujeme odpovídající technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů.

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím, pokud nejsou splněny podmínky stanovené GDPR

5. Respondenti interního výzkumného panelu

Společnost může provozovat interní spotřebitelský výzkumný panel F&S Rapid Test. Panel slouží k rychlému ověřování spotřebitelských názorů na značky, obaly, názvy, kreativní návrhy, symboly, kategorie výrobků a podobná témata související s činností společnosti.

Osobní údaje respondentů zpracováváme na základě jejich dobrovolného souhlasu. Zpracováváme zejména e-mail, případně telefonní číslo, křestní jméno nebo přezdívku, věkové pásmo, obecnou kategorii povolání, informace o pravidelně nakupovaných kategoriích výrobků a odpovědi v jednotlivých dotaznících.

Odpovědi vyhodnocujeme hromadně a výsledky poskytujeme pouze v agregované podobě. Klientům nepředáváme identifikovatelné údaje respondentů ani surová data z dotazníků.

Pro sběr a analýzu můžeme využívat schválené nástroje, zejména Google Forms, tabulkové nástroje a schválené AI nástroje. Při použití AI uplatňujeme pravidla anonymizace nebo pseudonymizace a nepoužíváme osobní údaje k trénování veřejných modelů.

Kontaktní a profilové údaje uchováváme po dobu členství v panelu, nejdéle 24 měsíců od poslední aktivity. Surová nebo pseudonymizovaná data z dotazníků uchováváme nejdéle 24 měsíců. Záznam o souhlasu nebo jeho odvolání můžeme uchovat po dobu 3 let. Agregované anonymní výsledky můžeme uchovávat déle.

Souhlas lze kdykoliv odvolat prostřednictvím kontaktu uvedeného v pozvánce nebo na info@fiala-sebek.cz. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů vám náleží práva uvedená v této kapitole. Svá práva můžete uplatnit u správce na výše uvedených kontaktních údajích, a to buď osobně v kanceláři na adrese Bořanovická 41, 182 00 Praha 8, nebo písemně také na této adrese. V takovém případě vás žádáme o ověření totožnosti, abychom zajistili, že vaše osobní údaje nebudou předány třetí osobě.

Před vyřízením některých žádostí týkajících se osobních údajů může společnost požadovat přiměřené ověření totožnosti, aby zabránila neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů.

Pokud je to technicky možné, mohou být požadované informace poskytnuty elektronicky v běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Veškerá sdělení týkající se uplatnění vašich práv poskytuje správce bezplatně. Pokud by však vaše žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména pokud by se opakovala, je správce oprávněn účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím informací. V případě opakovaných žádostí o vydání kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům spojeným s těmito žádostmi.

Vyjádření a případné informace o přijatých opatřeních budou poskytnuty bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Správce je oprávněn tuto lhůtu v případě potřeby, zejména s ohledem na složitost a počet žádostí, prodloužit až o dva měsíce. V takovém případě budete informováni o prodloužení lhůty i o důvodu odkladu.

6.1 Právo na informace o zpracování osobních údajů

Máte právo požadovat od správce informaci, zda jsou či nejsou vaše osobní údaje zpracovávány. Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány, můžete od správce požadovat zejména informace o jeho totožnosti, kontaktních údajích, případném zástupci nebo pověřené osobě pro ochranu osobních údajů, důvodech zpracování osobních údajů, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, oprávněných správcích, seznamu vašich práv, možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, zdrojích zpracovávaných osobních údajů a také informace o automatizovaném rozhodování a profilování.

Pokud správce zamýšlí zpracovávat vaše osobní údaje za jiným účelem, než pro který byly získány, poskytne vám před tímto dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další související informace.

Tento dokument již obsahuje informace, které vám jsou poskytovány v souvislosti s uplatněním vašich práv. To vám však nebrání požadovat tyto informace znovu.

6.2 Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od správce informaci, zda jsou či nejsou vaše osobní údaje zpracovávány. Pokud jsou zpracovávány, máte právo na přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, době uchování, informacích o vašich právech, právu požadovat opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti zpracování, právu podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, informacích o zdroji osobních údajů, o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, o použitém postupu, významu a předpokládaných důsledcích takového postupu pro vás, stejně jako k informacím a zárukám v případě předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

Máte právo obdržet kopii zpracovávaných osobních údajů. Právem získat kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Informace mohou být poskytnuty elektronicky v běžně používaných formátech, například PDF, CSV nebo jiném vhodném strojově čitelném formátu.

6.3 Právo na opravu

Obecně platí, že v určitých situacích máte právo na opravu svých osobních údajů. U kamerových záznamů se však toto právo neuplatní.

6.4 Právo na výmaz, právo být zapomenut

V některých konkrétních případech můžete požadovat, aby správce vaše osobní údaje vymazal, například pokud zpracovávané údaje již nejsou potřebné pro výše uvedené účely.

Správce osobní údaje vymaže automaticky, jakmile pomine jejich potřebnost. Se svou žádostí se však na něj můžete obrátit kdykoliv. Vaše žádost pak bude posouzena. I přes vaše právo na výmaz může mít správce nadále povinnost nebo oprávněný zájem vaše osobní údaje uchovávat. O způsobu vyřízení budete podrobně informováni.

6.5 Právo na omezení zpracování

Správce zpracovává vaše osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu. Pokud se však domníváte, že správce například překročil výše uvedené účely, pro které jsou vaše osobní údaje zpracovávány, máte právo požadovat, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány pouze v nezbytně nutném rozsahu pro zákonné účely, případně aby bylo jejich zpracování omezeno.

Vaše žádost bude individuálně posouzena. O způsobu jejího vyřízení budete následně podrobně informováni.

6.6 Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, aby správce předal vaše osobní údaje jinému správci nebo společnosti, správce vaše osobní údaje předá ve vhodném formátu vámi určenému subjektu, pokud tomu nebudou bránit právní nebo jiné závažné překážky.

V případě kamerových záznamů se toto právo neuplatní.

6.7 Právo vznést námitku a právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování

Pokud se domníváte nebo máte podezření, že správce zpracovává vaše osobní údaje v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, zejména pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu správce, případně pro účely přímého marketingu včetně profilování nebo pro statistické, vědecké či historické účely, máte právo obrátit se na správce a požadovat vysvětlení nebo odstranění vzniklého stavu.

Námitku lze vznést také přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

V případě kamerových záznamů však k automatizovanému rozhodování ani profilování nedochází, a proto se toto právo na kamerové záznamy nevztahuje.

6.8 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo obrátit se se svým podnětem nebo stížností týkající se zpracování osobních údajů na dozorový orgán:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

https://www.uoou.cz

6.9 Využití umělé inteligence (AI)

Společnost může využívat schválené nástroje umělé inteligence k podpoře administrativních, analytických, kreativních a obchodních činností.

Při využívání nástrojů umělé inteligence platí následující pravidla:

• osobní údaje musí být anonymizovány nebo pseudonymizovány, pokud nejsou zpracovávány ve schváleném zabezpečeném prostředí,
• důvěrné informace klientů nesmí být zadávány do veřejně dostupných systémů umělé inteligence,
• ke zpracování chráněných informací mohou být používány pouze společností schválené AI nástroje,
• osobní údaje ani informace klientů nesmějí být používány pro trénování veřejných AI modelů.

Veškeré zpracování s využitím umělé inteligence podléhá odpovídajícím technickým, organizačním a smluvním opatřením zajišťujícím ochranu osobních údajů.

6.10 Porušení zabezpečení osobních údajů

Společnost udržuje postupy pro identifikaci, posuzování a řešení případů porušení zabezpečení osobních údajů.

Pokud to vyžadují příslušné právní předpisy, budou případy porušení zabezpečení osobních údajů oznámeny příslušnému dozorovému úřadu a případně také dotčeným osobám bez zbytečného odkladu.

Společnost postupuje podle interních procesů pro řešení bezpečnostních incidentů tak, aby minimalizovala rizika pro subjekty údajů a zajistila soulad s požadavky GDPR.

7. Platnost

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 1. ledna 2026.

Společnost je oprávněna tyto Zásady ochrany osobních údajů průběžně aktualizovat v návaznosti na změny právních předpisů, regulatorních požadavků, používaných technologií nebo postupů zpracování osobních údajů.