Tento dokument obsahuje základní informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Byl připraven v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).

1) SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Správcem Vašich údajů je společnost Fiala & Šebek - Visual Communications a.s. – IČ 27818357, se sídlem Klecany, Na Hradišti 392, PSČ 25067, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 14026.
Se správcem se můžete spojit prostřednictvím těchto kontaktů:
    tel.: +420 284 689 444, e-mail: info@fiala-sebek.cz

2) OBCHODNÍ PARTNEŘI

2.1    ÚČEL, PRO KTERÝ OSOBNÍ ÚDAJE POTŘEBUJEME A LEGITIMITA JEJICH ZPRACOVÁNÍ
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:

1. zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
2. ochrany svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi námi, plnění zákonných povinností, které správci ze smluvního vztahu vyplývají, ochrana reputace či ochrana našeho majetku.
   

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek.
Našimi oprávněnými zájmy jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

2.2    OSOBNÍ ÚDAJE A JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme tyto Vaše osobní údaje:

1. základní identifikační údaje – jméno a příjmení, případně název a adresa firmy a její IČ a DIČ u OSVČ,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa, 
3. informace o službách, které Vám poskytujeme,
4. informace o vzájemné komunikaci – informace z e-mailů či písemné komunikace,
5. fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách,
6. kamerové záznamy (podrobné informace o jejich zpracování jsou uvedeny na webových stránkách společnosti – www.fiala-sebek.cz/kamery)
   

2.2.1    Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vizitek, objednávek, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv.

Zdrojem kamerových záznamů jsou systémy, které za tímto účelem provozujeme a na jejichž fungování Vás pokaždé upozorňujeme.

Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního či živnostenského rejstříku.

2.2.2    Doba zpracování

Informace, které musíme archivovat na základě lhůt daných legislativou, uchováváme po dobu danou v zákonech (to se týká zejména účetních dokladů).
Vaše identifikační a kontaktní údaje, záznamy o komunikaci likvidujeme 5 let po posledním vzájemném kontaktu.

Kamerové záznamy jsou uchovávány podle podmínek uvedených viz www.fiala-sebek.cz/kamery
Po uplynutí uvedené doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

2.2.3    Předávání dat

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, správě sociálního zabezpečení apod.

V rámci naší činnosti spolupracujeme s různými subdodavateli, kteří mohou zpracovávat Vaše osobní údaje.
U všech zpracovatelů se staráme o to, aby i oni zpracovávali Vaše osobní údaje bezpečně a plně v souladu s GDPR.

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

3) UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ

3.1    ÚČEL, PRO KTERÝ OSOBNÍ ÚDAJE POTŘEBUJEME A LEGITIMITA JEJICH ZPRACOVÁNÍ
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:
evidence uchazečů o zaměstnání na základě jejich zájmu;
Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek.
Zákonnost tohoto zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, pokud zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.

3.2    OSOBNÍ ÚDAJE A JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme tyto vaše osobní údaje:

1. základní identifikační údaje – jméno a příjmení, datum narození, RČ, adresa trvalého bydliště,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa (firemní i soukromé), kontaktní adresa v případě, že nebydlíte na trvalé adrese,
3. údaje související s předpoklady pro výkon pracovní pozice (údaje o vzdělání, certifikáty a absolvovaná školení, Vaše pracovní zkušenosti, …),
4. zdravotní údaje nezbytné pro výkon Vaší pracovní pozice, o kterou máte zájem (případné zdravotní omezení),
   

3.2.1    Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, z předložených dokladů a vzájemné komunikace.

3.2.2    Doba zpracování

Uvedená data zpracováváme po dobu výběrového řízení nebo po dobu platnosti Souhlasu, maximálně 12 měsíců.

3.2.3    Předávání dat

Vaše osobní údaje nebudeme nikomu předávat.
Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

4) ZAMĚSTNANCI

4.1    ÚČEL, PRO KTERÝ OSOBNÍ ÚDAJE POTŘEBUJEME A LEGITIMITA JEJICH ZPRACOVÁNÍ
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:

1. zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku – pracovní smlouvy mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
2. ochrany oprávněných zájmů zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zajištění plnění sjednaných smluvních vztahů s klienty, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a ochrana našeho majetku;
3. propagace společnosti – zaměstnavatele – pro tento účel zpracování potřebujeme Váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
   

Poskytování osobních údajů zaměstnavateli, který je ve vztahu k osobním údajům svých zaměstnanců v postavení je obecně zákonný a smluvní požadavek.

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 262/2006 Sb., zákon zákoník práce, v platném znění, který upravuje pracovněprávní vztahy, ze zákona č. 435/2004 Sb., zákon o zaměstnanosti, v platném znění, který zaměstnavateli ukládá další povinnosti při zaměstnávání osob včetně cizinců, ze zákona č. 582/1991 Sb., zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění, ze zákona č. 187/2006 Sb., zákon o nemocenském pojištění, v platném znění, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy.

4.2    OSOBNÍ ÚDAJE A JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme tyto Vaše osobní údaje:

1. základní identifikační údaje – jméno a příjmení, datum narození, RČ, adresa trvalého bydliště,
2. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa (firemní i soukromé), kontaktní adresa v případě, že nebydlíte na trvalé adrese,
3. údaje související s výkonem Vaší pracovní pozice (údaje o vzdělání, certifikáty a absolvovaná školení, Vaše pracovní pozice, …),
4. zdravotní údaje nezbytné pro výkon Vaší pracovní pozice (případné zdravotní omezení),
5. informaci o výpisu z rejstříku trestů, 
6. údaje nezbytné pro vedení pracovněprávní agendy (pracovní smlouvu, mzdový výměr, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr apod.)
7. další údaje nezbytné pro splnění různých ohlašovacích povinností daných legislativou (Vaše zdravotní pojišťovna, státní příslušnost, …),
8. údaje související se mzdovou agendou (Vaše docházka, údaje o partnerech a dětech, a další údaje a doklady pro uplatnění slev na dani z příjmu, údaje o čerpaných důchodech a dalších aspektech, které je potřeba zohlednit při výpočtu Vaší mzdy),
9. údaje související s čerpáním pracovní neschopnosti, případně s pracovním úrazem,
10. údaje nezbytné pro hlášení škody v případě pojistné události (dopravní nehody apod.),
11. různé povinné evidence (preventivní lékařské prohlídky, ochranné pracovní pomůcky, bezpečnostní školení, školení řidičů, …),
12. kamerové záznamy (podrobné informace o jejich zpracování jsou uvedeny na webových stránkách společnosti – www.fiala-sebek.cz/kamery)
13. záznamy komunikace – písemné, e-mailové či ve formě hlasových záznamů, a to jednak v souvislosti s Vašim zaměstnaneckým poměrem ale i v návaznosti na výkon Vaší pracovní pozice, tedy při jednání s klienty, je-li to nezbytné,
14. Vaše přihlašovací údaje do různých systémů, nastavení Vašich uživatelských účtů apod.,
15. kopie Vašich dokladů, pokud nám to legislativa výslovně předepisuje,
16. Vaše fotografie (ke zveřejnění na webových stránkách, je-li to potřebné v souvislosti s Vašim pracovním zařazením, případně pro prezentaci společnosti, a to vždy pouze s Vaším souhlasem).
    

4.2.1    Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z Vámi vyplněných formulářů, Vámi zaměstnavateli předložených dokladů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených pracovních smluv. Další údaje zaměstnavatel získal v souvislosti s plněním legislativních povinností vyplývajících z Vašeho pracovního poměru a v souvislosti s výkonem Vašich pracovních povinností.

4.2.2    Doba zpracování

Informace, které musíme archivovat na základě lhůt daných legislativou, uchováváme po dobu danou v konkrétních obecně závazných právních předpisech (to se týká zejména pracovně právní a mzdové agendy).
Osobní údaje, data a dokumenty týkající se evidence důchodového zabezpečení a podkladů k nim zpracováváme a uchováváme po dobu 30 let.

Ostatní osobní údaje (např. certifikáty a doklady o absolvovaném školení, doklady o preventivních lékařských prohlídkách apod.), uchováváme po dobu 3 let od skončení Vašeho pracovního poměru.
Osobní údaje, data a dokumenty potřebné pouze pro výkon Vaší pracovní pozice uchováváme pouze po dobu trvání pracovního poměru + 1 rok.

4.2.3    Předávání dat

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, správě sociálního zabezpečení apod.

Obdobně kontaktní informace můžeme předávat i klientům, a to v rámci plnění smluv, které s nimi máme uzavřeny.

Při zpracování pracovněprávní agendy pak využíváme různé systémy, které máme většinou nainstalovány na našich zařízeních. Pokud systém provozuje externí dodavatel, máme s ním uzavřené odpovídající smlouvy o zpracování a ochraně osobních údajů a dohlížíme, aby i on se o Vaše data staral s patřičnou zodpovědností a v souladu s GDPR.

U všech zpracovatelů se staráme o to, aby i oni zpracovávali Vaše osobní údaje bezpečně a plně v souladu s GDPR.

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

5) VAŠE PRÁVA

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů jsou Vám garantována práva popsaná v tomto článku. Můžete je uplatnit u správce na výše uvedených kontaktech, a to buď osobně na adrese provozovny Bořanovická 41, 182 00 Praha 8, nebo písemně rovněž na adresu provozovny (v tom případě prosíme o ověření Vaší totožnosti, abychom měli jistotu, že osobní údaje nepředáme nikomu cizímu).

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.

5.1    PRÁVO NA INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto dokumentu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

5.2    PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

5.3    PRÁVO NA OPRAVU

V určitých situacích máte obecně právo na opravu svých osobních údajů.

5.4    PRÁVO NA VÝMAZ (PRÁVO BÝT ZAPOMENUT)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

5.5    PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

5.6    PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

5.7    PRÁVO VZNÉST NÁMITKU A AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

5.8    PRÁVO PODAT STÍŽNOST U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

6) PLATNOST

Tento dokument je platný od 25. 5. 2018 a může být kdykoli aktualizován.